Solliciteren anno nu: De Sollicitatie IJsberg

De manier waarop organisaties nieuw personeel werven, is de afgelopen jaren drastisch veranderd. Als ze een vacature hebben, maken ze minder gebruik van regionale kranten en de grote online vacaturebanken en zoeken ze steeds vaker via hun eigen netwerk.

Weinig werk, veel mensen

Wanneer het aanbod van sollicitanten groter is dan de vraag, en dat is tegenwoordig vaak het geval, worden organisaties overspoeld met sollicitaties als ze een vacature hebben, met name als ze de publiciteit opzoeken. Van al die sollicitanten blijkt vaak maar 5% geschikt voor de vacante functie.

De overige 95% moet op een passende manier worden afgewezen. Je kunt je voorstellen dat dit een arbeidsintensieve klus is. Gaan organisaties niet zorgvuldig met de afwijzingen om, dan ligt imagoschade op de loer, want teleurgestelde sollicitanten verspreiden al gauw nare berichten via sociale media.

Van alle vacatures steekt 25% boven het water uit. Dit gedeelte is goed zichtbaar en makkelijk te vinden voor sollicitanten. De overige 75% van de openstaande functies is minder zichtbaar en bevindt zich onder de wateroppervlakte. Deze verhouding tussen zichtbare en onzichtbare vacatures geldt ongeacht of er een overschot of een tekort aan vacatures is.

Hoe werkt dat voor de organisatie?

Voor een organisatie is het gunstig om een vacature op een zo laag mogelijk niveau in de ijsberg in te vullen. Ze kan daarmee de tijdsinvestering en arbeidsintensiviteit laag houden en de kostenefficiency hoog. Gaat het om een specialistische functie, dan zal het niet altijd haalbaar zijn een vacature op een laag niveau in de ijsberg in te vullen. In een dergelijk geval schakelt een organisatie vaak een gespecialiseerd bureau in dat helpt bij het vinden van de juiste kandidaten.

Hoe werkt dat voor de sollicitant?

Hoe hoger in de ijsberg een vacature zichtbaar is, hoe meer concurrentie je als sollicitant hebt. Als iedereen de oproep kan zien, kan immers iedereen reageren. Naarmate je dieper onder water moet zoeken naar vacatures, wordt de arbeidsintensiviteit voor de sollicitant juist hoger. Het kost nu eenmaal veel tijd en energie om te netwerken en je zichtbaarheid te vergroten, zodat mensen aan je denken als er een functie vrijkomt. Je moet flink wat inspanning investeren voordat je er de vruchten van kunt plukken. Dit is het dubbel en dwars waard.

Werving en selectie anno nu

Wanneer er te veel werk is op de werkvloer, is het de verantwoordelijkheid van het leidinggevend kader om te bepalen hoe dit wordt opgelost. In vergaderingen waarin de formatie ter sprake komt en waaraan teamleiders, managers, directieleden en HR-adviseurs (de beslissers en beïnvloeders) deelnemen, wordt hierover een besluit genomen. Diverse factoren hebben invloed op het besluit. Eerst wordt bekeken of het teveel aan werk van tijdelijke aard is. Gaat het om een piek? Dan kan er misschien met behulp van uitzendkrachten aan een oplossing worden gewerkt, of kan er intern met werkzaamheden worden geschoven, zodat de betreffende afdeling wat werk kan overdragen aan een andere afdeling. Deze laatste optie wordt ook bekeken als de toename van werk geen tijdelijk karakter heeft. Als dit allemaal geen reële opties zijn, wordt bezien of er voldoende financiële ruimte is om iemand aan te nemen. Zo ja, dan wordt er een vacature opgesteld. Vervolgens bepaalt het leidinggevend kader waaraan een nieuwe medewerker moet voldoen. Kwalificaties, competenties, kennisgebieden, opleidingen en denkniveaus worden vastgesteld. Ook aan de persoonlijkheid en de drijfveren van mensen worden tegenwoordig eisen gesteld. Een juiste teamsamenstelling bevordert immers de resultaten.

Intern zoeken

Eerst kijkt de organisatie of er intern geschikte medewerkers zijn. Ook kijkt ze naar medewerkers die in het verleden hebben aangegeven voor een nieuwe functie open te staan.

Als er medewerkers zijn die voldoen aan het vastgestelde functieprofiel, worden zij benaderd om te zien of ze interesse hebben in de functie die vrijkomt. Ook publiceert de organisatie intern een vacature, zodat alle medewerkers de mogelijkheid hebben om te solliciteren. In tijden van boventalligheid binnen de organisatie kan het zelfs voorkomen dat boventallig verklaarde medewerkers voorrang krijgen op andere interne sollicitanten. Daarnaast gelden in sommige regio’s samenwerkingsverbanden tussen diverse bedrijven. Medewerkers van aangesloten bedrijven kunnen solliciteren bij andere aangesloten bedrijven met als voordeel dat ze als interne sollicitant worden aangemerkt. Deze mensen hebben ten opzichte van externen een streepje voor op de overige sollicitanten. Mochten de beslissers en beïnvloeders in dit stadium besluiten dat er intern geen geschikte kandidaten zijn voor de vacante functie, dan wordt de recruiter (over het algemeen de HR-adviseur) ingeschakeld.

Zoeken via recruiters

Recruiters doen tegenwoordig steeds vaker een beroep op de offline en online netwerken van de organisatie. Sociale media als LinkedIn, Twitter en Facebook spelen hierbij een hoofdrol. Vaak hebben organisaties bedrijfspagina’s aangemaakt in deze sociale media, die volop worden ingezet bij de werving van nieuw personeel, niet zozeer om er een vacature op te plaatsen als wel om zelf gebruik te maken van de middelen die de online platforms aanbieden. Aangezien de meeste professionals een persoonlijke pagina op LinkedIn hebben, wordt dit medium het meest gebruikt om geschikte kandidaten te zoeken. LinkedIn heeft uitgebreide zoekfuncties waarvan recruiters dankbaar gebruik maken. Ze kunnen zoeken op functienamen, opleiding, werkgevers, etc. Dit levert een lijst op met namen van mensen die mogelijk aan het functieprofiel voldoen. Vervolgens kijkt de recruiter of daar mensen tussen staan die via de bedrijfspagina al interesse hebben getoond in de organisatie en of er medewerkers zijn die gelinkt zijn met mensen op de lijst. Aan deze medewerkers vragen ze dan alvast een referentie over een mogelijk geschikte kandidaat. Alleen wanneer de referentie positief is, neemt de recruiter contact op met die kandidaat. Ook van vakgroepen op LinkedIn maken recruiters handig gebruik. Wanneer ze zoeken naar kandidaten voor een specialistische functie, kijken ze rond in de groepen waar alleen mensen met een bepaalde opleiding of achtergrond zich bij mogen aansluiten. Opnieuw geldt dat recruiters een selectie maken van geschikte kandidaten en informeren bij medewerkers in de organisatie die met hen gelinkt zijn. Een voordeel van deze werkwijze is dat organisaties zelf al een voorselectie maken op basis van de informatie die ze op internet kunnen vinden over geschikte kandidaten. Google en bronnen als Facebook en Twitter worden daarbij natuurlijk niet overgeslagen. Daarnaast krijgen ze uit betrouwbare bron eventueel al een referentie. In deze fase kijken beslissers en beïnvloeders vaak ook in hun eigen netwerk of zij iemand kennen die heeft aangegeven op zoek te zijn naar een dergelijke functie. Dit kan hun tijdens een netwerkgesprek, via LinkedIn of via een gemeenschappelijke kennis verteld zijn. Ook open sollicitaties die bij de organisatie zijn binnenkomen, worden opnieuw bekeken. Stuur je wel eens een open sollicitatie?

Dan is het belangrijk dat je een goed onderbouwde motivatie schrijft waarin je duidelijk maakt waarom de organisatie jou aanspreekt, welke functie je wilt vervullen en welke meerwaarde jij te bieden hebt. Word je op papier geschikt geacht, dan gaat de recruiter je googelen en je aan een sociale media screening onderwerpen. Is de verkregen referentie positief en is er een authentiek beeld van je ontstaan, dan neemt de recruiter contact met je op.

Het kost veel tijd, geduld en doorzettingsvermogen om onder de aandacht te komen bij bedrijven en in gesprek te komen met de juiste mensen. Je moet zaaien voordat je kunt oogsten. Na een enkel  netwerkgesprek word je echt nog niet gebeld. Wanneer je je contacten onderhoudt, je doorzettingsvermogen en je inzet laat zien, gaat het lukken. De aanhouder wint! Je vergroot op deze manier de kans dat je in een vrij vroeg stadium gevraagd wordt voor openstaande functies, wanneer er nog weinig andere sollicitanten zijn. Als je op zo’n manier benaderd wordt, mag je ervan uitgaan dat de interne sollicitatieprocedure niet de gewenste kandidaten heeft opgeleverd. Oriënterende kennismakings-gesprekken zijn in dit stadium gebruikelijk, waarbij van beide kanten wordt gekeken of de geboden functie passend is. Een goede voorbereiding op het gesprek is natuurlijk wel noodzakelijk.

Extern zoeken

Heeft de zoektocht onder water geen geschikte kandidaten opgeleverd, dan gaan organisaties pas extern werven. Ze vragen hun medewerkers om de vacature zowel offline (netwerkbijeenkomsten, klantgesprekken, verjaardagen) als online (sociale media) te delen in hun netwerk. Ze maken gebruik van de wervingsmogelijkheden die de sociale mediaplatforms aanbieden, bijvoorbeeld door een job toe te voegen op de bedrijfspagina op LinkedIn. Deze wordt dan met één druk op de knop gedeeld met de volgers van de organisatie. Facebook biedt een soortgelijke mogelijkheid en via Twitter kan een @ werkenbij…. worden aangemaakt om alle volgers te bereiken. Ze plaatsen de vacature natuurlijk ook in de relevante vakgroepen op LinkedIn. Een ander online kanaal is de eigen website. Daar wordt de vacature ook gepubliceerd. Kandidaten die de website van de organisatie regelmatig bezoeken, via de diverse kanalen gelinkt zijn aan de organisatie en op de hoogte zijn van de ontwikkelingen binnen de branche en organisatie, hebben tijdens sollicitatieprocedures de voorkeur boven sollicitanten die zich nog niet hebben verdiept. Uit ervaring blijkt dat de sollicitatieprocedure soepeler verloopt en beide partijen na afloop van het proces tevredener zijn over de afwikkeling als sollicitanten de organisatie en haar cultuur al een beetje kennen. Op deze snelle manier wordt in korte tijd een grote groep mensen geïnformeerd over de mogelijkheden bij het bedrijf.

Uitbesteden

De drie bovenstaande manieren van werven hebben over het algemeen de voorkeur. Het is een relatief goedkope en minder arbeidsintensieve manier om nieuw gekwalificeerd personeel te vinden. Organisaties hoeven immers geen uitgebreide werving- en selectieactiviteiten op te zetten, wat hen vele uren werk bespaart. Pas wanneer de hiervoor besproken methodes niet het beoogde resultaat hebben opgeleverd, schakelen ze professionele wervers en selecteurs in, zoals uitzendbureaus, detacheerders en headhunters. Een organisatie die op zoek is naar bepaalde specialisten en beseft dat de kans klein is dat ze die ‘onder water’ kan vinden, slaat de voorgaande stappen vaak over en maakt eerder gebruik van gespecialiseerde bureaus. Headhunters en dergelijke hebben zo hun eigen kanalen om aan hoog gekwalificeerd personeel te komen. Personeel vinden via werving- en selectiebureaus is vrij kostbaar. De werving en de eerste selectie worden uit handen gegeven aan professionele adviseurs en hiervoor wordt een fee betaald. De fee wordt ofwel ineens betaald, ofwel verwerkt in een uurtarief waarbij de opdrachtgever de medewerker voor minimaal een bepaald aantal weken inhuurt. Daar worden van tevoren afspraken over gemaakt. Ben je een echte specialist in een bepaald vakgebied, dan is inschrijving bij een gespecialiseerd bureau een aanrader, naast alle eerder genoemde activiteiten. Echte specialisten zijn schaars en weinig zichtbaar. Zorg ervoor dat je makkelijk vindbaar bent voor anderen. Meld je aan bij uitzendbureaus, detacheerders en headhunters en maak een compleet LinkedInprofiel. Steeds meer bureaus werken op dezelfde manier als recruiters. Benader ze op dezelfde manier als een organisatie uit je Top 10. Zoek ze op in de sociale media, volg ze en ga persoonlijk kennismaken. Hiermee vergroot je de kans dat je ‘blijft hangen’.

De zichtbare massa

In de zichtbare massa zitten alle vacatures die worden aangeboden op internet, in de krant en in vacaturebanken. Monsterboard, Werk.nl, Intermediair en de Nationale Vacaturekrant zijn de bekendste voorbeelden. Elke werkzoekende ziet deze vacatures. Organisaties die via deze kanalen een vacature plaatsen, krijgen vaak honderden sollicitatiebrieven en cv’s als reactie op hun vacature. Als sollicitant heb je dus veel concurrentie; de kans dat jij wordt uitgenodigd, is hierdoor erg klein.

Werving- en selectiebureaus maken regelmatig gebruik van de bekende vacaturesites om te kijken wat het aanbod van sollicitanten in een bepaald vakgebied is. Ze werven dan alvast personeel voor niet-bestaande vacatures. Sommige bureaus gaan met de ingezonden cv’s bij organisaties langs om te informeren of ze misschien een functie vrij hebben voor de door hen aangeboden sollicitanten.

Focus is de beste manier. Solliciteer je uitsluitend via deze methode, bereid je dan voor op veel afwijzingsbrieven. De concurrentie is moordend, omdat dit de makkelijkste manier is om een vacature te vinden. Je zult je in veel bedrijven moeten verdiepen om een goede sollicitatiebrief te kunnen maken en om een goede indruk achter te laten. Focus is beter: verdiep je liever in de bedrijven waar je zelf graag wilt werken. Solliciteer niet omdat ze toevallig een vacature hebben. De wens om ergens te werken omdat je hart ernaar uitgaat en omdat de organisatie je aanspreekt, komt terug in de manier waarop je moeite doet voor de organisatie en de vacature. Je inspanning zal worden gezien en op den duur worden beloond.

 

Hoe je die baan kunt verkrijgen door gebruik te maken van jouw gunfactor en door jouw gunfactor te verhogen, kun je lezen in het boek  ‘Solliciteren met de GunfactorVerhoger’ Uitgever AnderZ